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国际海运货运代理一般海运的【秘密】操作流程?

时间:2022-11-16     作者:宁波大鲸国际物流有限公司

  国际海运货运代理一般海运的【秘密】操作流程?宁波大鲸国际物流有限公司是一家集国际海运货运代理,国际海运,国际空运,仓储物流为一体的综合性宁波港一级国际货运代理企业,也是中国交通部批准的无船承运人.主要服务:国际物流,货运代理,国际海运货运代理,国际海运费查询,国际空运代理,拖车报关,化工危险品运输,大宗散杂运输。国际海运货运代理一般海运操作的流程大致是:一、订舱;二、进仓、拖车、自拉自报→报关;三、单证确认→费用→签单→归档;四、其他事项.

  一、订舱

  1、贸易商向国际海运货运代理订舱(订舱必须显示:托运人/发货人、船公司/船名/航次或船期、起运港、目的港/中转港、货名、柜型、柜量、运费条款、托运人的签字、盖章)

  2、客服人员收到订舱单后,需确认订单,到付货FOB/EXW/FCA:跟国外确认,预付货:Sales(预付货)跟贸易商核对运价,在确认后由Sales在订舱单上签字确认,然后再根据自编的S/O号向相应船公司订舱。

  3.客服人员需跟船公司确认舱位。订舱完毕后,客服人员应及时将资料输入公司内部系统

  4、制作对应的操作通知单,注明与订舱信息相符的信息,发送给贸易商,以便贸易商安排好货物及单据的递送。进仓:进仓通知单,拖卡:拖卡装箱通知单,自拉自报:自拉自报协议书,*EXW/FCA:由客人提供提货通知书,国际海运货运代理安排车队去提货送仓。

国际海运货运代理

  二、进仓、拖车、自拉自报→报关

  1、贸易商行为

  ①进仓:贸易商收到进仓通知单后,在确认内附信息无误可以进仓后,需按照进仓单上的时间地址准时进仓。报关资料需在规定时间内寄送到国际海运货运代理处,以便国际海运货运代理安排报关。

  ②拖卡:贸易商如需国际海运货运代理安排拖卡报关,需在接收到国际海运货运代理提供的拖卡装箱通知单后进行确认,如确认无误后需将安排拖卡的相关信息(拖卡时间、地点、联系人、装箱数据)正确无误地补充到通知单内,回传给国际海运货运代理。同时,需将报关资料准备齐全在国际海运货运代理规定的时间内寄送到位。

  ③自拉自报:贸易商如需自拉自报,请在确认好国际海运货运代理提供的自拉自报协议书上的相关订舱及费用信息后,将自拉自报协议书签名盖公章先扫描回传国际海运货运代理,再在收到国际海运货运代理关于船公司已放舱的通知后,凭自拉自报协议书正本签字盖章原件到国际海运货运代理处领取箱单后自行安排装箱进港,并在船公司规定的截单时间内告知箱封号等信息给到国际海运货运代理。另报关也由贸易商自行安排其他国际海运货运代理或报关行进行办理。

  2、国际海运货运代理行为

  ①进仓:在贸易商货单均到的情况下安排出运:整柜货,通知仓库提箱装箱安排进港,接收仓库提供的箱封号进行截单;拼箱货,转交客服进行拼箱信息(顺序、箱型、是否安排装箱等)确认,通知仓库进行提箱装箱进港,接收仓库提供的箱封号进行截单。报关资料移送报关行进行审单,告知预安排报关时间。

  *国际海运货运代理确认贸易商到单到货情况须知:

  ⑴货物进仓情况:

  已入仓:需确认货物与客人订舱数据是否相符,跟仓库确认货物是否有存在破损变形油污等情况。如有发生破损等情况,需跟贸易商确认。确认能出运的,需让贸易商提供相应的保函;不能出运的,请配合贸易商进行返工行为。(到付货FOB原则上需跟国外进行确认是否能出运,预付货需跟贸易商进行确认)

  未入仓:需立刻跟贸易商进行确认是否出运,如仍需出运,需告知贸易商最晚截止送单送货时间。同时通知客服,由客服来确认是否等该贸易商的货。

  ⑵报关资料接收情况:

  已接收:做好登记、整理、存档工作,与贸易商订舱的信息进行基本数据核实,并查看资料是否齐全。提前移交至报关行进行审单(尤其是需要进行商检的单子,需提早交到报关行进行商检换单)

  未接收:需立刻跟贸易商进行确认单据寄送到位的时间,并确认是否有商检等特殊情况。如无法在规定时间内寄送到,应由贸易商提供正确完整的扫描件到我司,正本在报关日当天之前务必送到报关行。

  ②拖卡:在收到贸易商回传的拖卡装箱通知书后,根据贸易商提供的信息以及所安排船期的截单进港时间通知合作车队安排提箱、拖卡装箱、进港等操作。并在车队进行安排后告知贸易商前往拖卡的车队信息以便贸易商进行核对。在车队提到箱子后,国际海运货运代理根据车队提供的箱封号等信息进行截单。报关资料移送报关行进行审单,告知预安排报关时间。

  ③自拉自报:国际海运货运代理只需根据贸易商提供的舱单信息进行截单,在船公司规定的截单时间内将内容填写完整且正确的舱单发给船公司,并确保船公司已接收。报关事项由贸易商自行安排。

  三、单证确认→费用→签单→归档

  1、单证确认:在贸易商到单到货并且已有初步出运信息后,国际海运货运代理单证需根据贸易商之前提供的订单进行提单相关信息录入工作,及时发送至贸易商进行确认,直到确认完毕。注:签单后贸易商要求修改提单,国际海运货运代理需视情况加收费用。

  2、费用:确认出运后,国际海运货运代理需制作费用,发送到贸易商处由贸易商进行确认开票事宜。在贸易商确认后,国际海运货运代理开具发票寄送至贸易商以便其付款买单。特殊费用的需跟客服/Sales进行确认。

  3、签单

  ①国际海运货运代理提单:国际海运货运代理在跟船公司确认好离港信息后,单证需将确认完毕的提单签出,在客服确认无误并且签字后上交财务保管。财务在确认收到贸易商付款后将提单盖章后,将提单退到单证手中,由单证寄送给客人或帮贸易商安排电放。注:贸易商要求电放的提单需收到贸易商提供的电放保函正本、电放费和提单正本后方能安排电放

  ②海运提单:海运提单由船公司签出,国际海运货运代理在收到船公司的海运提单后:正本提单,需将其中一正一副留底归档,剩下两正两副需正本寄出到国外代理;电放提,需出具电放保函到船公司以便船公司安排电放给国际海运货运代理;Seaway bill,只需将seaway bill跟国际海运货运代理提单一起归档转交客服进行下一步操作即可。

  4.归档,

  客服在收到船公司的海单文件后,整理好与这票单子相关的海运费用、国际海运货运代理提单信息进行整合后扫描存档,扫描件发送至国外。另需将该票单子进行关闭归档。

  四、其他

  1、如由国际海运货运代理安排拖车/进国际海运货运代理仓库的并且由国际海运货运代理安排报关的货物,国际海运货运代理操作应在船公司的免费用箱期内安排拖柜,并在免堆期内安排进港,避免产生额外费用。若有发生超堆费、改船费、超期柜租等额外费用,需立即通知贸易商,要求其书面确认,并做好登记。

  2、贸易商因各种原因取消订舱的,需要求其书面确认,在确认所有发生费用已结清的情况下方可在电脑中删除资料。

  3、提单缮制注意事项:

  ①提单的内容应完整、准确,必要的信息不可留空,包括:SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSL’S NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO./SEAL NO.,DELIVERY AGNET等。

  ②提单表面应清洁,避免过多涂改,一份提单最多不可超过3个更正章。一些重要的项目,比如件毛体数据、品名、船名/航次、箱封号等不可更改。切记报关单、提单、舱单三单上的品名、件毛体数据等数据须保持一致。贸易商要求出船证的。船证的内容(比如船级社、船龄的要求)应与相关船公司核实确认。原则上不能同意贸易商倒签提单的要求。海运提单原则上归国际海运货运代理所有,不能提供给贸易商海运提单,出给贸易商的提单是由国际海运货运代理提供(贸易商要求出直单的情况除外)。


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